Công cụ này giúp chuẩn hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, tiếp nhận hồ sơ từ nhiều nguồn (e-mail, fax, văn bản giấy), quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan như văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo... Qua đó, xây dựng một kho văn bản điện tử dùng chung, khắc phục cơ bản tình trạng mất mát thông tin, phân tán.

Chức năng quản lý công văn trong văn phòng điện tử PortalOffice. Ảnh chụp màn hình.

Ngoài ra, nó còn giúp tạo lập, quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập các luồng xử lý động cùng với cơ chế nhắc việc qua tin nhắn popup, e-mail, sms. Và đặc biệt, giải pháp cho phép các tổ chức, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thiết lập hệ thống sổ công văn riêng có thể thực hiện việc luân chuyển công văn nội bộ với nhau một cách đơn giản và thuận tiện.

Ngoài chức năng tìm kiếm giúp tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, hệ thống còn cung cấp các báo cáo tổng hợp về xử lý công văn và công việc. Lãnh đạo, nhà quản lý luôn được báo cáo một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất, phục vụ đắc lực cho công tác điều hành, tác nghiệp.

Qua việc ứng dụng quản lý công văn và văn phòng điện tử, các thành viên tổ chức sẽ được từng bước tạo thói quen trong môi trường làm việc cộng tác qua mạng và sử dụng thông tin điện tử, nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc và quản lý, góp phần từng bước cải cách hành chính.

Quản lý công văn là một công cụ tích hợp trong giải pháp tổng thể văn phòng điện tử PortalOffice cùng với nhiều module chức năng như Lịch công tác, Tin tức, Quản lý công việc, dự án, Diễn đàn, Nhân sự, Quy trình và mới nhất là chức năng Chat nội bộ… hiện được rất nhiều các sở, ban ngành, các công ty xăng dầu, dầu khí, điện lực, cấp nước, bưu chính, viễn thông, viện, trường học ứng dụng hiệu quả, hạn chế mất mát thông tin và sai sót trong quá trình xử lý công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, chi phí văn phòng và hơn cả là nâng cao hiệu quả công việc.

Hiện tại, phần mềm đã được hơn 400 đơn vị ứng dụng. Tham khảo thêm tại http://www.vanphongdientu.com.vn.

Theo www.vnexpress.net